Аренда помещения под мероприятие: не только о локации, но и о безопасности
Когда речь идёт об аренде помещения для мероприятия в Москве, большинство компаний и организаторов в первую очередь оценивают интерьер, вместимость, удобство подъезда. Но для мероприятий с повышенным уровнем ответственности важны и другие, более критичные критерии:
- Наличие систем видеонаблюдения и контроля доступа — камеры по периметру, система пропусков, турникеты на входе и выходе;
- Охранно-пожарная сигнализация — датчики дыма, спринклерные системы, тревожные кнопки, наличие централизованного пульта мониторинга;
- Противопожарные выходы — обязательно в рабочем состоянии, с понятной навигацией, свободным доступом и аварийным освещением;
- Возможность организации досмотра гостей и сотрудников — рамки, металлодетекторы, зоны проверки багажа;
- Санитарная безопасность — наличие договоров на дезобработку, чистые санузлы, средства для уборки и гигиены, вентиляционные фильтры;
- Наличие медицинского поста или хотя бы зоны, где может быть размещён медперсонал;
- Дополнительная инфраструктура — резервное питание, видеостены с возможностью трансляции оповещений, зона управления мероприятиями.
Важно понимать: мероприятия с участием более 100 человек автоматически попадают в категорию объектов с повышенными требованиями. Соответственно, к арендуемым площадкам предъявляется больше требований со стороны Роспотребнадзора и МЧС.
Организатору следует заранее запросить у владельца помещения:
- Сертификаты безопасности и противопожарные акты;
- Паспорт объекта с инженерными характеристиками;
- Контакты ответственных за охрану и техобслуживание в день мероприятия.
Лучше выбирать площадки, которые уже регулярно используются для корпоративных и публичных событий — у них, как правило, налажен регламент, отработаны механизмы эвакуации и взаимодействия с охраной, проверены каналы связи.
Отдельно следует учитывать возможность проведения закрытых мероприятий — если нужен полный контроль доступа, отсутствие посторонних, возможность изоляции отдельных зон, наличие сейфов, отдельных входов и комнат охраны.
Организация корпоративных мероприятий: внимание к деталям
Безопасность начинается с мелочей. Что нужно учесть:
- Проверка транспорта и водителей: наличие лицензий, страховок, медицинских справок, соблюдение маршрута движения;
- Зонирование локации: грамотное размещение сценических, технических, гостевых зон;
- Обозначение потенциально опасных участков (балконы, лестницы, влажные участки пола);
- Создание условий для эвакуации: обозначение путей выхода, освещённость, работоспособность дверей;
- Установка точек дезинфекции и технической поддержки (интернет, электричество);
- Обеспечение питьевого режима, зон отдыха, укрытий от солнца/дождя.
Важно предусмотреть дежурных координаторов, которые смогут быстро сориентироваться в случае ЧП. Также желательно назначить ответственных за разные зоны мероприятия.
Медицинское сопровождение: обязательно для крупных мероприятий
На мероприятиях с численностью от 100 человек и выше необходимо предусмотреть медицинскую поддержку:
- Аптечка первой помощи в доступной зоне;
- Присутствие фельдшера или сертифицированного медработника;
- Медицинская точка или мобильный пост с носилками, средствами связи и дефибриллятором;
- Уведомление ближайшего медучреждения о проведении массового мероприятия;
- Возможность быстрой доставки пострадавшего в больницу (автотранспорт, договорённость со скорой);
- Инструктаж персонала по оказанию первой помощи.
При активных форматах (спорт, игры, природа) или при участии пожилых гостей медподдержка должна быть усилена. Медицинские посты рекомендуется дублировать в разных точках большой площадки.
Аренда площадок с учётом COVID-безопасности
Современные требования к массовым мероприятиям включают и антиковидные меры. Рекомендуется:
- Проведение глубокой дезинфекции перед и после события;
- Установка рециркуляторов воздуха в закрытых помещениях;
- Контроль температуры персонала и гостей на входе;
- Подготовка санитарных наборов (маски, антисептики, перчатки);
- Возможность дистанционной посадки (разметка на полу, увеличение расстояния между столами);
- Контроль соблюдения санитарных требований через дежурных администраторов;
- Установка дозаторов и гигиенических станций в каждом основном блоке локации.
Также следует заранее продумать сценарии на случай выявления заболевшего: изоляция, вызов скорой, оповещение участников.
Где не стоит проводить мероприятия: примеры опасных решений
Иногда в стремлении к необычности и креативу организаторы выбирают откровенно опасные локации. Этого делать не стоит. Например:
- Заброшенные промзоны и здания без актов допуска;
- Территории без электричества, охраны и связи;
- Места вблизи транспортных артерий, рек, озёр — особенно без ограждения;
- Пространства без туалетов, вентиляции, воды, освещения;
- Участки с высоким риском обрушения или нестабильными конструкциями.
Такие мероприятия создают риски для жизни и здоровья, а также могут привести к штрафам и даже уголовной ответственности.
Технический персонал: профессионализм = безопасность
К подбору подрядчиков стоит подходить так же ответственно, как к выбору охраны. Особенно это касается:
- Монтажников сцены, света, звука — должны иметь удостоверения и соблюдать ТБ;
- Кейтеринга — с сертификацией, соблюдением норм гигиены и ХАССП;
- Ведущих и аниматоров — особенно если предполагается работа с детьми или VIP-гостями;
- Персонала клининга — регулярная уборка, замена расходных материалов, быстрая реакция на инциденты (разливы, поломки и пр.);
- Водителей трансфера — наличие лицензий, опыт работы с пассажирскими перевозками, техническое состояние транспорта.
Проверяйте документы, запрашивайте портфолио, читайте отзывы. Надёжный подрядчик — это часть общей системы безопасности.
Что включить в договор аренды площадки
Договор аренды помещения должен включать не только цену и время, но и блоки по безопасности. Обязательно:
- Указать стороны, ответственные за охрану, медицину, клининг, безопасность;
- Описать обязанности организатора по соблюдению норм (эпидемиологических, пожарных и т.д.);
- Зафиксировать наличие всех технических систем: сигнализация, эвакуация, противопожарные средства;
- Прописывать последствия нарушений: штрафы, расторжение, компенсации;
- Утвердить план эвакуации и правила поведения на площадке для персонала и гостей;
- Отразить механизм возврата средств при отмене по независящим причинам (форс-мажор, эпидемия, отключение света и пр.).
Хорошо проработанный договор — это не только юридическая защита, но и часть профессиональной репутации компании-организатора.
Итог: безопасность — не опция, а основа хорошего мероприятия
Современная аренда площадки под мероприятие — это больше, чем выбор красивого интерьера. Это тщательно выстроенная система, где каждая деталь имеет значение: от маршрутов эвакуации до планов санитарной обработки, от уровня подготовки персонала до прозрачных юридических обязательств. Безопасность должна пронизывать всю структуру подготовки и проведения события, начиная с первого звонка арендодателю и заканчивая финальной уборкой локации.
Невозможно переоценить значение заранее проработанного плана действий при чрезвычайных ситуациях. Пожар, технический сбой, конфликт, ухудшение здоровья у одного из участников — все эти сценарии не должны стать неожиданностью, а быть заранее предусмотреными с чётким алгоритмом.
Профессиональная безопасность — это инвестиция в репутацию компании, лояльность сотрудников и партнёров, а главное — спокойствие организаторов. В условиях современной реальности, где повышенные требования к охране, медицинской и санитарной поддержке становятся нормой, игнорировать эти аспекты недопустимо.
Чем раньше вы начнёте думать о безопасности — тем меньше рисков. Продуманные шаги, квалифицированные подрядчики, проверенные локации и внимательное отношение к деталям превращают даже масштабное мероприятие в прогнозируемое и комфортное событие.
Помните: безопасность — это не ограничение, а основа свободы. Только в безопасном пространстве люди могут отдыхать, общаться, праздновать и вдохновляться по-настоящему. Именно поэтому лучшие события — это те, что не только оставляют яркие впечатления, но и завершаются без единого инцидента.
