Опытные организаторы уже знают, что выбор площадки для важных мероприятий (конференций, мастер-классов, семинаров, презентаций и выставок) очень сложное дело. Неправильно подобранное помещение может повлиять на общее впечатление гостей, их настроение и в конечно итоге оставить не лучшие впечатления. Чтобы вы смогли избежать таких проблем и остаться в глазах участников или партнеров на высоком уровне, мы расскажем о том, как правильно выбрать площадку для бизнес-мероприятия.
С чего начать поиски
Для начала нужно точно определиться с датой, количеством гостей и тематикой мероприятия и уже исходя из данных критериев просматривать варианты.
- В первую очередь стоит поспрашивать знакомых и партнеров. Рекомендации других людей чаще всего не носят рекламный характер, они расскажут о минусах и плюсах известных им площадок для мероприятий. Так появится шанс воспользоваться проверенным местом.
- Для получения опыта стоит посетить другие подобные мероприятия. Если вы частый гость конференций и деловых встреч, то проблем возникнуть должно гораздо меньше. К тому же, то место, где происходило событие может подойти и вам. Вспомните все минусы и плюсы, что нужно изменить или дополнить.
- Поискать более популярные с отзывами площадки в интернете, есть даже сайты с удобными фильтрами для отбора оформления и оптимального комплекта нужного оборудования, обслуживания и т.д.
Какие критерии учитывать в первую очередь
Никогда не выбирайте место проведения учитывая только стоимость и возможное количество гостей. Необходимо более детально продумать каждую мелочь, включая возможности в плане аудио и видео сопровождения мероприятия, обслуживающий персонал и многое другое. Мы выделяем 8 основных моментов, но их может быть и гораздо больше:
- Очень важно правильно рассчитать количество гостей и на основании этого уже смотреть на площадь выбранных мест для проведения мероприятия. Не надо брать в аренду большое здание или конференц-зал, если гостей планируется немного. Впечатление не произведет полупустой зал, участники будут чувствовать себя неуютно. Со стороны это будет выглядеть так, как будто к вам пришло меньше людей, чем вы планировали. Небольшой совет: Требуемая площадь равна количеству гостей умноженное на двое. Например, 30 участников умножаем на два, получаем 60 квадратных метров и так далее.
- Далее смотрим на расположение места для проведения мероприятия, удаленность от дороги, наличие остановок общественного транспорта, возможность подъезда на автомобилях и обязательно наличие освещения территории в вечернее время. Никто из гостей не должен заблудиться или долго плутать по переулкам. Лучше если рядом будет станция метро, ну или хотя бы не слишком далеко.
- Парковочные и желательно бесплатные места. Дополнительным приятным бонусом для участников станет парковка за счет организаторов.
- В здании должно быть место для встречи гостей (welcome — зона) и стойка регистрации. Сначала всех встречают, провожают в гардероб и уже потом направляют на регистрацию.
- Должно быть отдельное помещение для перекуса или кофе — брейка. Запах еды, звон посуды, снующие официанты и скрежет расставленной мебели не должны отвлекать участников события от прослушивания информации и возможной практической работы, обсуждения отдельных моментов темы. В такой комнате должно быть также просторно, обычно сидячие места там не устанавливают — гостям будет полезно прохаживаться и общаться между собой. Посуда может быть одноразовой, но тогда следует позаботиться о необходимом количестве мусорных корзин. Чтобы не ломать голову над меню или организацией кофе — брейка для гостей в перерыве пригласите службу кейтеринга. Заранее уточните у менеджера площадки наличие такой возможности.
- Площадка должна быть оснащена рабочей техникой для проведения подобных мероприятий. Проверьте заранее исправность колонок, звук, работу экрана и проекторов, стабильность интернет — соединения, если таковое есть и микрофоны, световые приборы. Оптимально, если его аренда уже входит в стоимость площадки.
- Место под фото — зону. Наличие таковой способствует сближению людей, а также память запечатленная на снимках долго будет перед глазами участников. Для неё необходимо подобрать удобное пространство, чтобы вся зона попадала в объектив фотографа.
- Должна присутствовать необходимая мебель, не только стулья и стойка регистрации, но и места для отдыха (диваны) или lounge — зона.
О чем стоит спросить менеджера заведения
Выбрали площадку и выше перечисленное всё устраивает? Пора отправляться на место и своими глазами всё увидеть, часто фото совсем не передают реальное положение вещей или были сделаны много лет назад. Заодно “по душам” поговорите с менеджером. Что стоит обсудить:
- Попросите подробный план — схему помещений. Дома не спеша уже сможете продумать зоны, украшения или обговорить с организацией, которая будет заниматься обслуживанием в плане кейтеринга.
- Уточните наличие посадочных места и посмотрите на мебель. Обшарпанная краска и грязь точно не поднимут ваш статус в глазах гостей.
- Проверьте звуковое и световое оборудование, экран, проектор и заодно послушайте акустику.
- Спросите о наличии лифта и рабочего подъезда для разгрузки дополнительного оборудования, мебели и службы кейтеринга.
- В современных мероприятиях часто требуется наличие интернета. Заранее возьмите логин и пароль, проверьте скорость и охват территории.
- Если здание на охраняемой территории, то могут потребоваться списки гостей и менеджер должен согласовать их с пропускным пунктом.
- Лучше заранее узнать о возможность бронирования на определённую дату. Не надо оставлять это на потом, рискуете опоздать
- Заключайте договор на аренду, что убережет вас от недобросовестных хозяев арендуемого помещения. Обязательно прописывайте там штраф за срыв мероприятия по их вине, обязанности и права сторон. Внимательно перечитайте документ. Если что-то не устраивает, ищите компромисс до подписания договора.
- Возьмите телефон менеджера, желательно несколько вариантов на всякий случай. Не стесняйтесь звонить.
Варианты локаций для бизнес-мероприятия в Москве
Чтобы вам было легче ориентироваться среди большого количества площадок, мы подобрали несколько интересных вариантов. Они полностью подходят по всем требованиям для успешной организации бизнес — мероприятия.
DOM25. Уникальный по архитектуре и внутреннему дизайну особняк с просторными залами и большой вместительностью. Есть веранда для отдыха на свежем воздухе в моменты перерыва и обустройства lounge — зоны. Есть своя парковка, гардероб (на 150 человек), ворота для вноса больших декораций и въезда автомобилей для выставок, своя кухня, место для кейтеринга, подсобки, гримерная и многое другое.
ROYAL STUDIO. Особняк включает большое разнообразие студий (комнат), что делает использование пространства еще более комфортным. Каждая комната по своему оригинальна, от лофта до прованса, необычные решения в цвете стен и потолка. Свой вход и велком — зона. Небольшая парковка.
Шатер (Икша Ривер Клаб). Живописное место рядом с красивым берегом реки, с чистым воздухом и панорамными видами. Аренда большого шатра для мероприятия включает разные дополнительные возможности и услуги. Шезлонги, пляж, бассейн и многое другое для удовольствия участников события. Проведение незабываемого мероприятия гарантировано.
Арт — галерея Красные холмы. Современная архитектура, живописное чистое место, близость к центру города и пешая доступность от метро. Двухэтажное здание галереи находится на территории бизнес — квартала класса А рядом с Московским Международным Домом Музыки и отелем Swissotel Красные Холмы. Можно зонировать, украшать, привозить декорации и оснастить мебелью по своему усмотрению.
Большой зал ЦДП. Зал для проведения больших конференций, семинаров и различных брифингов. Есть светодиодный экран высокого разрешения для демонстраций. Вы можете также проводить онлайн — мероприятия и телемосты. Необходимое оборудование есть. Хороший подъезд для машин, парковка и пешком до метро не более 15 минут.
Портал Холл. В уникальном здании на двух этажах расположены 4 зала под любые масштабы мероприятия и возможности. Дизайн каждого помещения индивидуален и точно не оставит равнодушными участников события. Роскошь и элегантность тесно переплетены и дополнены отличным освещением. Парковка на 200 автомобилей! Есть различная мебель по договоренности, отдельный вход, вся техника и технический специалист, зона для кейтеринга и т.д. Рядом метро и прочий общественный транспорт.
